Opprette journalpost
Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost.
En journalpost består av et hoveddokument med eventuelle vedlegg.
Det finnes ulike typer dokument:
- 'Internt notat (N)' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en 'restanse'). Se også Følg opp restanser.
- 'Internt notat (X)' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte.
- 'Utgående (U)' er brev som skal sendes ut fra UiB
- 'Inngående (I)' er et ekstern brev som kommer inn til UiB.
- For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre.
- Klikk på
- Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel 'Nytt notat (N)' .
Fyll inn metadata
- Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet
- Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under ( i dette bildet for utgående brev)
- Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilgangskode, skjerming av tekst mm)
- I brev ut fra UiB legger du til mottakere som vist på bildet under
- Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner.
- Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på
Når du er ferdig med dokumentet
- Klikk tilbake til ePhorteweb
- Vil du lagre endringer, svar ja
- Klikk ”Utfør”
- Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning
- Hvis dokumentet ikke skal godkjennes
- Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal.
- Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.
ePhorte og Windows 7, Office 2010
- tilbake til ePhorteweb knappen ligger her under Add-Ins knappen, slik:
Ferdigstille journalposten
Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte:
Redigere dokument
Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument".
Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over.
Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes.
Se også funksjonaliteten "Ny versjon" Ny dokumentversjon
Se video - Opprette nytt internt notat
Trykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat
Relaterte lenker
Legge til og slette vedlegg
Utsjekkede dokumenter
Ny dokumentversjon