Skrive et brev eller internt notat

Opprette journalpost Et brev eller et UIB-internt notat kalles i ePhorte en journalpost. En journalpost består av et hoveddokument med eventuelle vedlegg. Det finnes ulike typer dokument: 'Internt notat (N)' er et internt brev som krever oppfølging (som altså gir en 'restanse'). Se også Følg opp restanser. 'Internt notat (X)' er et internt brev som ikke krever oppfølging i ePhorte. 'Utgående (U)' er brev som skal sendes ut fra UiB. 'Inngående (I)' er et ekstern brev som kommer inn til UiB. 'Saksframlegg (S)' brukes når en skal lage saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter utvalgsmodulen i ePhorte. 'Mappedokument (Y)' skal kun brukes unntaksvis. Denne typen dokumenter er ikke del av saksbehandlingen. Dokumenttype Y er å regne som hjelpedokumenter i saker. Merk at det er innholdet i dokumentene – ikke selve dokumenttypen - som avgjør om dokumentet krever oppfølging. Saksbehandler kan ha opprettet et N-notat og være av den oppfatning at her må mottaker følge opp. Som mottaker avgjør du om du skal følge opp, eller om du bare skal avskrive restansen. Tilsvarende kan du velge å følge opp dokumenter sendt som X-notat. Innhold trumfer dokumenttype. For å opprette en ny journalpost må du stå i den saken denne skal tilhøre. Klikk på Velg aktuell journalpost fra hurtigmenyen, for eksempel 'Nytt notat (N)' . Fyll inn metadata Husk at dokumentdatoen i journalposten alltid skal være lik dokumentdatoen i brevet Fyll ut tittelen på dokumentet du skal skrive (som da er overskriften på brevet) i feltet vist under (i dette bildet for utgående brev) Legg til mottaker(e) og andre eventuelle opplysninger (kopimottaker, tilgangsgruppe (fast eller ad hoc), tilgangskode, skjerming av tekst m.m.) Journalpostopplysningene framkommer på offentlig journal, opplysninger som er skjermet vises med stjerner. Når du ser at alle opplysninger er riktig oppført skal du klikke på Når du er ferdig med dokumentet Klikk tilbake til ePhorteweb Vil du lagre endringer, svar ja Klikk ”Utfør” Skal dokumentet godkjennes velg enkelgodkjenning eller sekvensiell godkjenning Hvis dokumentet ikke skal godkjennes Endre status på journalposten fra R – Reservert til F-Ferdig som betyr at arkivet journalfører dokumentet (setter det til status J) og legger det ut på offentlig journal. Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer. ePhorte og Windows 7, Office 2010 tilbake til ePhorteweb knappen ligger her under Add-Ins knappen, slik: Ferdigstille journalposten Det er også mulig å ferdigstille journalposten (sette fra R-Reservert til F-Ferdig) samtidig som en sjekker det inn i ePhorte: Redigere dokument Dersom du ønsker tilføre eller endre noe i tekstdokumentet (journalposten må da fortsatt stå i status R-Reservert) kan du benytte menyvalget "Rediger tekstdokument". Tekstdokumentet åpnes da for redigering og du lagrer endringene som beskrevet over. Så lenge jp-en står i status R kan også funksjonalitetene "Nytt tekstdokument" og eller "Flett på nytt" benyttes. Se også funksjonaliteten "Ny versjon" Ny dokumentversjon Se video - Opprette nytt internt notat Trykk på denne lenken for å se video Opprette nytt internt notat Relaterte lenker Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Ny dokumentversjon