Søkemuligheter

Som nevnt har du flere predefinerte søk i venstremenyen. Noen ganger behøver man å søke etter saker, journalposter, dokumenter og så videre utover disse. Da kan du bruke alternativene "Hurtigsøk", "Søk" og "Avansert søk" som du finner helt øverst på skjermen. Hver av disse søkevinduene gir ulike muligheter for informasjonsgjenfinning. Hurtigsøk Kommer opp som et eget vindu (popup). Inneholder søkekriteriene Saksnr (år/nr), Løpenr (nr/år) og Dokumentnr. Dette søket er for deg som allerede vet saksnummeret (og eventuelt dokumentnummeret) du vil se på. Du skriver inn årstall/saksnummer (8/503) i feltet og klikker "Søk" for å finne saken. Det er ikke nødvendig å skrive hele årstallet (2008). Om du kjenner til løpenummeret kan du også søke på det, da skal årstallet stå sist, og løpenummeret først (Feks 23093/2007, her må du skrive inn hele årstallet). Søk Standard søk Valget Søk gir tilgang til å utføre et søk ved hjelp av et sett enkle kriterier, mens Avansert søk gir deg tilgang til å utføre søk med flere kriterier. For å utføre et søk skal du gå frem på følgende måte: Velg hva du skal søke etter – f. eks Saksmappe eller journalpost Sett inn søkekreterier Trykk på verktøyknappen Søk nå for å starte søket og vise forekomster som tilfredsstiller dine kriterier eller ”Søk antall” for å vise antall forekomster som tilfredsstiller kriteriene Avansert søk Når du skal bruke avansert søk må du først bestemme deg for hva du skal søke etter. Ønsker du å søke etter en sak med journalposter eller kun journalposter. Maksimum antall poster er som oftest stilt med default 100, husk å endre tallverdien dersom du ønsker flere/ferre treff. Søk med flere kriterier Standard operator mellom flere søkekriterier er satt til OG. For å si det litt mer forståelig: Hvis du søker på alle journalposter/dokumentposter med innhold signert avtale, dokumenttype I og Adm.enhet 2160 - Forskningsavdelingen vil du få tilslag på alle journal/dokumentposter som tilfredsstiller disse kriteriene. Søkekriterier i datofelt Når du skal søke frem poster som er opprettet i ett datointervall, skal fra og til dato registreres på formen: Fra dato, mellomrom, bindestrek, mellomrom, til dato f. eks 05.01.02 – 10.01.02.

Brukerveildedning for ePhorte Viktige begreper Logge på og av ePhorte Inndelingen av skjermen Venstremeny Navigering Opprett/Rediger sak Opprett/Rediger personalsak Opprett/ Rediger journalpost Legge til og slette vedlegg Utsjekkede dokumenter Enkel godkjenning for saksbehandler Enkel godkjenning for leder Godkjenningsrunde - saksbehandler Godkjenningsrunde - leder Følg opp restanser Fordele journalposter Søkemuligheter Importere epost Sette opp dokumentflyt Lage Ad Hoc tilgangsgruppe Brukerstøtte Vanlige feil Ofte stilte spørsmål om Ephorte