Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Forskjell mellom versjoner av «Rutiner for styre-, råd og utvalgsbehandling»

Fra arkiwiki
m
m
 
Linje 73: Linje 73:
  
  
For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samle journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg.
+
For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg.
 
Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år
 
Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år
  

Nåværende revisjon fra 7. mar. 2022 kl. 17:05

Dokumentasjon av styre-, råd- og utvalgsbehandling

Lagring på fellesområder sikrer ikke god nok dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora for ettertiden, derfor registreres møteinnkallinger og referater/protokoller fra styre-, råd- og utvalg i sak- og arkivsystemet (se ephorte - sak 2010/4054).

For å sikre at arkivreferanser (saksnr i ePhorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/10) fremkommer på dokumentene benyttes felles maler. Disse finnes i ePhorte som utgangspunkt for oppsett av møteinnkallinger (sakslister) og referater/protokoller. De ulike dokumenter skjermes i følge retningslinjer for offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki



Instituttråd/ instituttstyrebehandling

Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller

Møteinnkalling og referater/protokoller registreres løpende i en samlesak per år, per styre, råd el. utvalg. Sakstittel skal innholde type styre, råd el. utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene/protokollene registreres som x notat. Journalpostene skal inneholde tittel på møtet og møtedato/mnd/år.


Eksempel: sak 2011/497


Innført fom 1.1.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Instituttråd ved institutt for _ 2010

Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet


Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Innkalling (saksliste) møte dato/mnd/år X
Referat/protokoll dato/mnd/år X



Saksfremlegg

Oppdatert 2.2.2011


Saksfremleggene registreres i ePhortesakene som omhandler de enkelte temaene. Fremleggene registreres som x notat, og jp-en skal inneholde nr på forelegg: Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år Se f. eks: Utdanningsutvalget sitt saksfremlegg i saken 2010/13728:

Sak 07/11 Eurasiasøknader frå UiB – UU-møte 9. februar 2011


Mindre råd og utvalg

Møteinnkallinger (sakslister), referater/protokoller – mindre råd og utvalg

Møteinnkalling og referater/protokoller registreres i en samlesak per år, per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.


For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker saks- arkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte dato/mnd/år


Arkivreferanse 2008/644

Innført fom 1.1.2011

Sakstittel: Saksikon.jpg Råd/utvalg ved institutt for _ 2010

Saksansvarlig: en samlesak pr år, saksfremleggene registreres i ePhortesaken som omhandler det enkelte temaet


Primærklassering: ARKNOK

Jp ikon.jpg Journalposter dok. u.off
Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dato/mnd/år


Vedlegg: saksfremlegg Sak xx/10 – tema møtedato/mnd/år


NB saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig

X


Saksfremlegg

Oppdatert 2.2.2011


Saksfremleggene registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig. Saksfremleggene skal inneholde nr på forelegg (sak xx/10), tema møtedato/mnd/år.


Spesielt for styre råd og utvalgssaker ved fakultetene; Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet