Denne wikien er nå oppgradert. Om noe ikke fungerer ta kontakt med Helge: helge.opedal@uib.no

Godkjenningsrunde

Fra arkiwiki
Revisjon per 11. sep. 2014 kl. 10:22 av Mgu039 (diskusjon | bidrag)


Godkjenningsrunde - saksbehandler



Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne et internt eller eksternt brev (en journalpost).

Det er tre viktige momenter i prosessen som må finne sted.


1. Gi leder skrivetilgang

Journalpostens status er R, noe som gjør at dine ledere ikke kan lese dokument(et)(ene). For å gi dem tilgang til det går du fram slik:

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG og velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe fra menyen
  • Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne dokument(et)(ene) og huk av i avhukingsboksen skrivetilgang
  • Klikk lagre

2. Sende på godkjenningsrunde

  • Klikk på journalpostikonet Journalpostikon.JPG og velg send på godkjenningsrunde fra menyen
  • Skriv inn initialene til de lederne som skal godkjenne journalposten i den rekkefølgen det skal godkjennes i
  • Klikk lagre

3. Ferdigstille journalposten

Når dine ledere har godkjent dokumentet får du opp "Ny godkjenningsoppgave" i venstremenyen "Godkjenningsrunde".

  • Klikk på Ny godkjenningsoppgave. Oppgaven "Kontroller godkjenning av..." vises i detaljbildet i ePhorte
  • Hvis alt er ok, gå på fanen som heter dokumentflyt, klikk på ikonet Ikon1.JPG (den nederste linjen i flyten med ditt navn på) og velg så Marker som fullført fra menyen
  • Til slutt må du redigere journalposten, endre journalpostens status til F og lagre


Så snart journalpoststatusen er F for interne notater (N og X) vil de være "sendt".





Godkjenningsrunde - leder



Godkjenningsrunde brukes når det er to eller flere ledere som skal godkjenne en journalpost (et dokument med eventuelle vedlegg). For å finne fram de godkjenningsoppgavene du har fått i en godkjenningsrunde går du fram slik:


1. Klikk på Godkjenningsrunde i venstremenyen

2. Klikk Ny godkjenningsoppgave

Sekvensiellgodkjenning Leder.JPG


Du kan få oversikt over journalpostens detaljer (om det er ett eller flere dokumenter, hvem som har skrevet det osv) ved å klikke på journalpostikonet Journalpostikon.JPG. Etter at du har tatt stilling til innholdet i dokument(et)(ene), gå å fram på følgende måte for å utføre din godkjenngsoppgave:


3. Klikk på ikonet Ikon1.JPG og velg Utfør oppgave

4. Velg aktuell beslutningskode fra nedfallsmenyen. G for å godkjenne IG for ikke å godkjenne

5. Lagre


Godkjenningsoppgaven går nå videre til neste trinn i godkjenningsrunden; enten neste leder eller tilbake til fullføring og ferdigstilling av saksbehandler. Under Godkjente oppgaver i venstremenysøket godkjenningsrunde, vil du ha oversikt over journalposter du har godkjent de siste 90 dager. Ikke godkjente journalposter finner du i søket Ikke godkjente oppgaver. Du kan få oversikt over hele godkjenningsflyten i arkfanen dokumentflyt på journalpostnivå Dokumentflyt1.JPG


Arkfane dokumentflyt 2010.JPG